מתן תמונה כלל ארגונית 'ממעוף הציפור' מהדרג הניהולי ועד לרבדים התפעוליים

על מנת להתגבר על המכשולים שהציבה המערכת הקודמת הוחלט על יישום כלי BI מרכזי שיאפשר ניהול יעיל ואפקטיבי יותר של מידע ולשם כך הוטמעה מערכת SAP Business Objects
יהודה סלנט, מנהל פרויקטים בכיר באגף מחשוב

האתגר
יהודה סלנט, מנהל פרויקטים בכיר באגף מחשוב ומידע ברכבת ישראל מציין את האתגר שעמד בפניו: "מנהלי הרכבת הבחינו שמערכת ה- ERP שהייתה ברשותם לא אפשרה להם להפיק דוחות המרכזים את הנתונים האנליטיים הרלוונטיים במקום אחד ולקבל תמונת מצב מלאה בפרמטרים שונים. בנוסף, ריבוי מערכות הדיווח יצר חוסר סדר ואילץ תחזוקה ורישוי למספר כלים ומוצרים דומים".
סלנט מפרט, כי "במהלך הפרויקט עם מטריקס BI עלו מספר אתגרים ובראשם האתגר שטמון באיגוד כמות הנתונים הגדולה לכדי אמת ארגונית אחת ואחידה. בנוסף, היה צורך להשריש מחדש תרבות ארגונית ולהכשיר בהתאם מנהלים לשימוש בכלים המתקדמים שהוטמעו בארגון. אתגרים נוספים נרשמו בתהליכי הבניה של צוותי אנליזה עצמאיים על מנת שיוכלו לתת שירות רוחבי ככל הניתן וכן בהגדרת 'כללי אצבע' ברורים שבאמצעותם ניתן להתאים את הפתרון הטכנולוגי לדרישה העסקית".
לפיו, "על מנת להתגבר על המכשולים שהציבה המערכת הקודמת הוחלט על יישום כלי BI מרכזי שיאפשר ניהול יעיל ואפקטיבי יותר של מידע ולשם כך הוטמעה מערכת SAP Business Objects".

הפתרון
"המערכת מורכבת מפתרון BI, המשמש כלי אסטרטגי למנהלים הבכירים ברכבת, היכולים לקבל תמונה ארגונית 'ממעוף הציפור' ואמת ארגונית אחת. לדרגי התפעול ומשתמשים רגילים נבנה מערך רחב של דוחות WEBI בפורמטים שונים", מסביר טל שדה, מנהל תחום מידע ניהולי באגף מחשוב ומידע ברכבת ישראל.
לפיו: "בשלב הראשון של הפרויקט הוגדרו עולמות דיווח, מודלים ודוחות שאפשרו לאנליסטים, כלכלכנים ובעלי תפקיד נוספים בארגון לצרוך מידע בשפה ארגונית אחידה וזמינות גבוהה של נתונים וכל זאת במקום אחד. לדוגמא: פותחו עולמות דיווח ומודולים עבור נתוני מערכת הכרטוס, מערכת התפעול, מערכת איכון הרכבת ועוד.
בשלב שני החלה בניית שולחנות עבודה ניהוליים (דשבורדים ) המציגים בפני המנהלים תמונה כוללת ואחודה, חוצת מערכות שלא התאפשרה עד כה, ומאפשרת להם להגיע להחלטות מהירות ומדויקות, באמצעות אנליטיקה מתקדמת, שהיא קריטית בגוף כדוגמת הרכבת וכל זאת על סמך מידע זמין שמוזרם אליהם בשוטף.
בניית המערכת בוצעה על ידי תחום מידע ניהולי ברכבת ישראל, אשר מורכב מעובדי חברת מטריקס BI ומעובדי רכבת ישראל".

היתרונות
יהושוע פורמן, מנהל מערכות מידע ברכבת ישראל מציין, כי "כיום מערכת SAP Business Objects, שהפכה לכלי האנליטי המרכזי לכל מערכות הדיווח, מתאימה לדרישות העסקיות של הארגון ומשפרת את זמן ההגעה לשוק (TTM). היא מספקת פשטות תפעולית על ידי שער כניסה אחיד למידע ניהולי, קונסולידציה של כלי דיווח  וחיסכון ברישוי של כלי תחקור, המשרתים גם את ה-IT וגם את הארגון. בנוסף, שולחנות עבודה ניהוליים אשר מציגים לבעלי עניין את המידע הרלוונטי ללא צורך בשליפות והכנת מצגות על ידי גורמים נוספים, מסייעים בחיסכון בזמן עבודה."
"יישומי ה-BI ושולחנות העבודה השונים אשר הוטמעו בשגרת הניהול של הארגון הפכו לכלי עבודה של ממש", מסביר פורמן. "לדוגמא, כל ישיבת הנהלה מורחבת מתחילה בסקירה של העמידה ביעדי הארגון מתוך דשבורד המדדים הארגוני, כאשר חמ"ל הדיוק השבועי של רכבות הנוסעים מוצג על בסיס אפליקציית BI ייעודית אשר מאפשרת את כלל התצוגות והנתונים הנדרשים לניתוח הנושא.
היתרון המרכזי של המערכת בא לידי ביטוי ביכולתה לייצר אחידות ואמת ארגונית אחת באמצעות הסכמה על מונחים ומושגים בין חטיבות הארגון השונות המאפשרת לאנשי ה-IT ולכלל הארגון לעסוק בשיפור תהליכים ופחות בפוליטיקה ומאבקים פנימיים. נוסף על כל אלו כעת מתאפשרת השרשת תרבות של קבלת החלטות על בסיס מידע מאורגן ואחיד".

הארגון
רכבת ישראל היא חברה ממשלתית העוסקת בהסעת נוסעים והובלת מטענים לכל רחבי הארץ.
הרכבת החלה את פעילותה כיחידת סמך במשרד התחבורה, בקום המדינה. בשנת 1988 הועברה פעילותה לרשות הנמלים והרכבות ובדצמבר 1996 החליטה ממשלת ישראל על הפרדתה מרשות הנמלים והרכבות והקמת חברת רכבות ממשלתית. בשנת 2003 הפכה רכבת ישראל לחברה עצמאית בבעלות ממשלתית.